正しい働き方改革をしていますか？

　1月25日に公開したコラム、vol.100「あなたの会社には仕事の生産性を上げるスキルパッケージがありますか？」では、仕事の生産性を上げるためには組織・個人がスキルパッケージを身につける必要性があることをお伝えしました。当該コラムから約2ヶ月経ちましたが、その間に残業時間の上限規制、プレミアムフライデーの実施や、流通・外食業界の労働力不足による営業時間短縮等、職場の環境改善や働き方の意識改革への取り組みが一層の経営課題となっています。
　各社は業務時間を少なくするため、残業時間の届け出制、夜8時以降のPCの強制シャットダウン、朝方勤務へのシフト等の施策導入を試みていますが、現場では業務に支障をきたしています。業務量を減らさないまま残業時間をのみを引き下げても自宅でのサービス残業が増えることや、一つの仕事にかけられる時間が減るためにいずれ製品・サービスの品質や商品企画力の低下等、企業の競争力を削ぎかねないという懸念が生じています。限られた時間内で従来と同様、もしくはそれ以上の成果を出すためには、仕事のムダを無くしスピードを上げなくてはなりません。
　今回のコラムでは、お客様と生産性向上に取り組んできた中で実際に直面した問題と、それに対して効果的であった取り組みを紹介致します。

■生産性向上が進まない現場の実態

　生産性向上のために制度や規程の変更、また業務のIT化等を行っていても、労働時間が一向に減らない組織は沢山あります。そのような組織では、仕事に対する考え方や取り組み方を変えておらず、仕事のルールも徹底されていません。以下に、その代表例を挙げていきます。

①    仕事を捨てられない
　仕事が減らない大きな要因として、「以前から行っているから」と何となく仕事を行っていることが挙げられます。担当者が仕事の目的や意義を考えずに、前任者からの引き継ぎ仕事を行っているためです。第三者から見ると止められるような仕事内容であっても、担当者はその仕事を止めることによるミスの発生や品質低下等のリスクばかりを懸念してしまいます。上司から業務量を減らすために「ムダな仕事はするな」と言われていても、止めることによるリスクを恐れてなかなか踏み切れない場合が多くあります。

②    残業を組み込んだ仕事の段取りが常態化している
　残業時間が一向に減らない人の特徴として、残業時間を組み込んで仕事に取り組んでいることがあります。そのような人は、8時間でできる仕事も残業含めた12時間の枠で段取りを行っています。そのため、自ずとムダな作業や余裕時間が増えてしまいます。

③    特定の人に作業が集中している
　「課長が捕まらないために内容を確認してもらえず、先に進めない」、「○○さんに仕事を頼んだが忙しすぎて対応してくれない」等、特定の人に作業が集中している組織は、そこがボトルネックになって組織全体の生産性が落ちてしまいます。忙しすぎる上司は、部下への指示が直前、または曖昧になってしまいがちです。この場合、仕事を振られた人は緊急対応で残業が増え、また仕事内容を理解するのに時間を要してしまいます。

④    作業スキルが不足している
　仕事のスピードが上がらない原因の一つが、資料作成に時間がかかることです。PCのキー入力のショートカットやオフィスアプリケーション機能に関する知識の有無によって、作業効率に大きな個人差が生じています。資料の企画構想に時間がかかることはありますが、データ入力や分析、図表作成といったPCを使った「作成作業」の遅さが、仕事の時間を増しています。

⑤    資料や情報を探すのに時間がかかる
　資料を作成する際に、求めている情報がなかなか見つからないことがあります。過去の資料がどこに保存されているか分かない、見つかったとしてもバージョンがいくつもありどれが最新だかわからないといったことも頻繁にあります。紙の書類は管理ルールが決まっているのに、デジタルデータの保管に関してはきちんとしたルールが設けられておらず、保管方法やファイル名のつけ方が人によって異なっている場合があります。

こういった理由から、資料作成時間のかなりの割合を探しものに取られる、もしくは資料が見つからなかったために再度同じような情報収集や分析を行い、作業が重複するという非効率さ生じてきます。