仕事の目的・成果を常に意識することの重要性を再確認する

　人手不足、残業規制による絶対的な労働時間の減少。これらが今の日本企業の成長の制約条件の一つになっています。企業は、テレワークの導入及び対象者の拡大といった働き方のルールの見直しや業務効率化支援システムの活用など、仕事の生産性向上のためにさまざまな取り組みを行っています。しかしながら、仕事に対する考え方、仕事のやり方をすぐに変えることは難しく、残業時間は削減できても、生産性の向上にはまだまだ時間がかかりそうです。仕事に対する考え方、やり方を変えられない原因の一つは、仕事の目的と成果を常に意識していないことです。仕事の目的と成果を曖昧にしたままで仕事を行うと、以下のような状況に陥り、組織の生産性の低下を招くことになります。

• 成果、期限が定まっていないので、自分の成果イメージとやり方、ペースで突っ走る
• 仕事の整理・整頓ができずに、あれもこれも行ってしまう
• 成果として何をどこまでやったらいいのか分からないため、必要のないことまで行ってしまう
• 仕事の成果イメージが上司と合っていないため、手戻りが発生してしまう

　仕事の目的と成果の定義・共有がどの程度なされているかによって、生産性に大きく影響を及ぼす個人のモチベーションや、仕事の評価、個人・組織の成長度合いに違いがでてきます。

■仕事の目的と成果を定義し、共有することの効果

①仕事に対するモチベーション向上につながる
　仕事の目的と成果を定義するということは、誰に対して何のために仕事をしているかを明確にすることであり、自分が行っている仕事の意義を認識することです。自分が今行っている仕事の意義が分からないまま仕事をしていては、仕事に対するモチベーションが上がらず、責任感も生まれません。目的がない状態で、人の意欲を高め続けることは難しく、仕事に対するエネルギーがなくなってしまいます。個々の仕事の目的と成果を定義することは、その仕事をする人への期待値を示すことです。組織からの期待を目的・成果という形で示し、自分の仕事の意義を感じてもらうことで、仕事へのモチベーションを高めていきます。

②仕事を定量的に管理できる
　統計的品質管理を広く普及させた Ｗ・エドワーズ・デミング博士は、「定義できないものは管理できない、管理できないものは測定できない、測定できないものは改善できない」としています。仕事の目的・成果を定義することは、仕事の進捗の定量的な管理を可能にします。仕事の進捗状況を定量的に測定することで、成果到達までのプロセスの評価が可能になります。
　定量的な管理で重要なのは、仕事を行った実績時間だけではありません。仕事を計画する際の所要時間の見積りも重要です。仕事の所要時間が見積もれないということは、求められる成果レベルを理解していない、理解していても、具体的にどのような作業をすべきかイメージできていないということになります。

③仕事の取り組み方が変わる
　仕事の目的と成果目標が決まると、目標達成に向けて「どの仕事から着手すべきか」、限られた時間の中で目的と関係のない「やめるべき仕事は何か」、常に仕事の優先順位を考えながら仕事に取り組むことになります。
　仕事の取り組み方を見直すのは、成果目標に達していない場合と成果目標を大きく上回った場合です。成果目標に達していない場合は、目標未達の原因を追求し、問題点を明らかにして改善に取り組みます。成果目標を大きく上回った場合は、能力に対して成果目標が低く設定されていた、または過剰に資源を投入したということが考えられます。担当者の能力に見合った仕事を割り当てる、その仕事にかける時間を減らすなど、資源配分の見直し行います。慣れている仕事、自分の得意分野に関しては、必要以上に時間をかけてしまう、または他人に任せずに全て自分で行ってしまう傾向があります。仕事の目的・成果を定義することで、誰がどれくらいその仕事を行うか、組織全体で見直す必要があります。

④仕事を通じて成長を促す
　仕事の成果が曖昧な場合は、自分で成果レベルを設定し、自分が今持っている情報と能力の範囲で仕事をする傾向にあります。そのため、本人の成長は望めません。
　仕事の成果を明確にした上で、成果目標を設定する際には、目標達成に必要となるインプットの質と量、具体的な取り組み方法を考えさせます。高い成果目標を設定することで、新たな知識習得・情報収集と、これまで行っていない取り組みにチャレンジする必要が出てきます。これにより、仕事を通じて個人の成長を促すことができます。

■個人の生産性を上げるために、組織的に仕事の目的と成果を意識する

　仕事の目的と成果を認識することの重要性は理解していても、常に時間がなく目の前の作業をこなすことに没頭し、積み上げで仕事をしてしまい、生産性が一向に上がらない人は多いと思います。個人の生産性を上げるためには、個々の意識やスキルアップで仕事のやり方を良くするだけでは限界があります。組織全体で仕事の目的と成果を考え、日々の仕事のやり方を見直していくことが重要です。

①成果レベルとやり方はメンバー全員で共有する
　誰が何の仕事をいつまでにどのレベルで、どのように行うか、メンバー全員で常に共有するようにします。各人の仕事の範囲や成果レベルを相互に確認することで、成果物の手戻りを防ぐことができます。また、仕事のやり方を確認することで、他のメンバーから効率的な仕事のやり方や過去に取り組んだ際の方法などのアドバイスを得たり、無駄な作業を省いたりすることができます。

②仕事の管理の単位を小さくする
　週、日ではなく、時間単位で仕事を管理します。仕事の管理の単位が大きくなるほど、遅れが生じた時の他への影響も大きく、リカバリーに多くのリソースが割かれます。管理の単位を小さくすることで、遅れを早期に発見するとともに、個々の仕事が停滞したときに仕事の割り振りを即座に見直すことができます。また、仕事の管理単位にあわせて目標を細かく設定するため、目標未達の場合にすぐに改善を促すことができます。さらに目標達成の心理的なハードルを下げ、仕事の達成感を高めることができます。

③60～70％の成果レベルを明確にする
　仕事は最終的な成果レベルまで完成させてから納めるのではなく、60～70％程度の出来映えで一旦フィードバックをもらうというのが、今日の仕事のやり方の主流になってきたと言えます。しかしながら、60～70％の出来映えの捉え方には個人差があります。仕事を依頼した側からすると、70％の出来映えがほぼ完成に近い人もいれば、ほとんど何も進んでいない状態の人もいます。成果レベルにずれが生じる原因は、依頼した側と依頼された側で、成果レベルのイメージを共有できていないからです。長年一緒に仕事をしてきた人同士であれば、60～70％のレベル感を共有できているかもしれません。しかし、一緒に仕事をした経験が少ない場合は特に、最終的な成果レベルだけでなく、途中の成果レベルについても具体的に設定する必要があります。

④お互いの仕事の目的・成果を共有し、意識する
　働き方の多様化が進む中で、組織が生産性を高めるには、誰がどこで仕事をしていても、お互いが今何の仕事をしており、何に困っているかを把握し、素早く成果を出すことが必要です。お互いの仕事の目的・成果を意識することで、「この会議は2人で出席する必要はないので、どちらか１人が出席して後で情報共有しよう。もう１人は滞っている仕事を処理しよう」、「その情報は、○○さんに聞くと詳しく教えてくれるよ」など組織全体で役割の最適化を図ることができます。
　問題が生じた場合にはひとりで抱え込まずに、早く・軽く情報共有するという意識改革が必要です。効果的な解決策を隣の人が知っているかもしれません。お互いの仕事の状態・状況ややり方を共有しあう環境づくりが大切です。

■自分の仕事の目的・成果を明確にすることで、周りの人の生産性も上げる

　仕事の目的・成果を常に意識していなければ、どんな改善手法や会議運営のルール、ICTを導入しても期待した効果を得ることができません。目的・成果が明確になっていれば、日々の業務だけでなく、結論のない無駄な議論に時間を費やすといったことも少なくなります。仕事の目的・成果が曖昧な状態で仕事をすることは、自分だけでなく一緒に仕事をする人の生産性も落とすことになります。逆を言えば、自分が仕事の目的・成果を明確にすれば、一緒に仕事をする人の仕事の目的・成果も明確になり、生産性を上げることができます。組織全体で仕事の目的・成果を常に意識させるには時間と労力がかかりますが、まずはご自身が起点となって周りの人の意識改革を促し、組織の生産性を高めるきっかけづくりをしてみてはいかがでしょうか。