仕事の効率化が生産性の低下を招いてませんか？

■本当にやるべき、やりたい仕事が1日でどれぐらいできているのか

　皆さんは日々の勤務時間の中で、自分が本来行うべき仕事をどれぐらい行えているでしょうか？いつもそれなりに忙しくしているけれど、1日が終わると「今日やろうとしたことをほとんどできなかった」と思う方も多いのではないでしょうか。以前、主にデスクワークを行っている担当者の業務を分析したところ、その人が本来行うべき業務は、業務時間のうち少ない人で3割、多くても6割ぐらいしか行っていないという結果が出ました。
　働き方改革のための施策の取り組みによって仕事が効率化され、業務に集中できるどころか、むしろ、本来やるべき仕事が出来ず成果を出せない、または先延ばしになるケースが見られます。今回のコラムでは、仕事の効率化が、逆に仕事の非効率を引き起こしてしまうケースとその対応を紹介します。

■効率化の取り組みが招く、組織的な非効率

　仕事の効率化の取り組みが結果として非効率を招く原因は、その取り組みによる目先の効果や成果が重視され、他者や他部門に及ぼす影響が考慮されないことです。主な例を以下に4つ挙げます。

①管理職、キーパーソンへの業務集中による非効率

　残業時間の上限規制が厳しい中、限られた時間で仕事の成果を出さなければなりません。自分の仕事を優先的に進めるため、上司や同僚に相談や確認が必要な場合には、相手の都合を考えずに「ちょっといいですか？」、「直ぐにお返事ください」など、自分都合で相手の仕事に割り込むことが多々起きています。仕事に割り込まれた人は、作業・集中力が断たれ、生産性の低下を招きます。
　ミドルマネジメント（特に課長レベル）が、日中は部下につかまって全く自分の仕事ができずに、仕事が溜まっていく一方という話はよく聞きます。そのため、決裁やメールの返信が遅くなり、組織全体で仕事が滞留、手待ちが発生します。
　このような状況を防ぐために、ある組織では、管理職の権限を部下に移譲し、意思決定のスピードを上げました。また、別の組織では、部下が上司と打合せ・相談する時間をあらかじめ確保し、仕事の手待ちを防ぐなど、非効率を防ぐための仕組み変更・ルール作りを行い、成果を上げています。