仕事の効率化が生産性の低下を招いてませんか？

■本当にやるべき、やりたい仕事が1日でどれぐらいできているのか

　皆さんは日々の勤務時間の中で、自分が本来行うべき仕事をどれぐらい行えているでしょうか？いつもそれなりに忙しくしているけれど、1日が終わると「今日やろうとしたことをほとんどできなかった」と思う方も多いのではないでしょうか。以前、主にデスクワークを行っている担当者の業務を分析したところ、その人が本来行うべき業務は、業務時間のうち少ない人で3割、多くても6割ぐらいしか行っていないという結果が出ました。
　働き方改革のための施策の取り組みによって仕事が効率化され、業務に集中できるどころか、むしろ、本来やるべき仕事が出来ず成果を出せない、または先延ばしになるケースが見られます。今回のコラムでは、仕事の効率化が、逆に仕事の非効率を引き起こしてしまうケースとその対応を紹介します。

■効率化の取り組みが招く、組織的な非効率

　仕事の効率化の取り組みが結果として非効率を招く原因は、その取り組みによる目先の効果や成果が重視され、他者や他部門に及ぼす影響が考慮されないことです。主な例を以下に4つ挙げます。

①管理職、キーパーソンへの業務集中による非効率

　残業時間の上限規制が厳しい中、限られた時間で仕事の成果を出さなければなりません。自分の仕事を優先的に進めるため、上司や同僚に相談や確認が必要な場合には、相手の都合を考えずに「ちょっといいですか？」、「直ぐにお返事ください」など、自分都合で相手の仕事に割り込むことが多々起きています。仕事に割り込まれた人は、作業・集中力が断たれ、生産性の低下を招きます。
　ミドルマネジメント（特に課長レベル）が、日中は部下につかまって全く自分の仕事ができずに、仕事が溜まっていく一方という話はよく聞きます。そのため、決裁やメールの返信が遅くなり、組織全体で仕事が滞留、手待ちが発生します。
　このような状況を防ぐために、ある組織では、管理職の権限を部下に移譲し、意思決定のスピードを上げました。また、別の組織では、部下が上司と打合せ・相談する時間をあらかじめ確保し、仕事の手待ちを防ぐなど、非効率を防ぐための仕組み変更・ルール作りを行い、成果を上げています。

②中途半端なスケジュールの共有による非効率

　職場のメンバー全員がお互いのスケジュールを確認できるようにすることで、職場全体で協力して業務効率化に取り組んでいる場合、メンバー全員が確実にスケジュール入力する必要があります。一部の人が予定を正しく入力しないことにより、予定のダブルブッキングや、実際は予定がないのに、共有スケジュール上は「予定あり」と表示されていて部下が予定を入れられず、上司同行の打合せや商談の機会を逸する場合があります。
　共有スケジュール入力のルールを徹底するのはもちろんですが、重要な会議や打ち合わせの際には、相手に予定の有無をメールや電話でも再確認することで上記のような事態を防ぎます。ダブルブッキングや商談の機会損失を防ぐため、非効率で手間がかかると思える作業でもあえて行います。

③会議の消化不良による非効率

　皆さんの会社でも会議時間の厳守、会議のルール作りやテレビ会議の活用による移動時間・コスト削減など、効率的な会議運営に取り組んでいると思います。会議のルールや仕組みは変わったが、以下のような非効率な事態が起きていないか確認してください。

• 「1回の会議は60分まで」など開催時間が厳格にルール化されているため、議論しつくせずに会議が終わってしまい、決めるべきことが決まらなかった。
• 所定労働時間外の会議は原則禁止なので、日中の会議室が常に空いてない。会議室の確保と参加者の日程調整が難しく会議開催が先延ばしになり、決定も先延ばしになる。
• 上司やキーパーソンが他の案件のために会議への参加が遅れる、又は中座するなどして、議論が進まない。
• テレビ会議システムで相手側とうまく接続できない、音声不良といったシステムトラブル解決のために会議の大半の時間を費やす。またはシステム上の問題で相手側の会話がほとんど聞き取れずに、会議の内容が分からない。

会議の効率性を追求するあまり、会議が形式的なものになり、議論すべきことが見失われることがあります。
　効率的な会議を行うためには、開催している会議自体の見直しも並行して行います。会議の統廃合を行い本当に行うべき会議に絞る、あまり重要でない会議をなくし、じっくり議論すべき内容の会議のために十分な時間を確保するなど、会議の質（内容）と量（時間）の適正化を図る必要があります。
　また、テレビ会議システムが一般的になっている現在、システム不調の場合、悪戦苦闘して復旧に時間を割くよりも、電話会議に切り替える等、回避策を事前に取り決めておくことで時間の浪費を抑え、議論の時間を確保できます。

④過度な情報共有による非効率

　業務の属人化を防ぐ、特定の人の業務負荷が高いときに助け合えるようにするなど、業務を円滑に進めるために、情報共有を進めている場合も、仕事の効率を下げている可能性があります。メールの量が多くなり、重要なメールを見落としてしまうことや、全てのメールをきちんと見ないと気が済まないので、毎朝メール確認・返信に1時間取られるなど、情報整理に時間がかかります。
　メールの受け手の負担を減らすため、内容や重要度が分かる件名をつける、必要な人にだけメールを送る（誰でも彼でもCCに入れない）などのルール作りや工夫が必要です。

■個々の仕事の効率化ではなく、組織全体の生産性に目を向ける

　残業時間や業務コスト削減にあたり、他社で効果のあった効率化の施策やシステムを取り入れても、自社の組織・制度や業務特性に合ったものでなければ、その効果は短期間、限定的なものになります。また、前述のように他者や他部門の仕事を増やす、手待ち時間の増加など、組織全体でみると非効率になっていることはよくあります。政府の残業時間規制や働き方改革の掛け声の下、企業は働き方の見直しに迫られ、試行錯誤で仕事の効率化に取り組んでいると思います。一度取り組んだ効率化策をそのまま愚直に続けるのではなく、組織全体を見渡して、本当に効果的な施策であるか評価し、適宜変えていく必要があります。
　一方で効率化による問題点は、取り組んでみて初めてわかることも多くあります。効率化に取り組む前から、問題点やリスクを挙げて何も始めないよりも、とりあえず取り組んでみて、適宜見直しながら最良の仕事の仕方を目指す気概と柔軟性が、常に高い生産性を生み出す組織になります。