ムダな会議を減らす４つのステップ

　お客様との仕事で、「会議が多い」ことによる不満を聞かないことはありません。「日中は会議が多いため自分の仕事は残業時間に行う」、「上司が会議続きで確認の時間が取れず、自分の仕事が進まない」などです。会議が増えれば、そこで使うための資料が必要になり、準備のための仕事量も増えていきます。会議は本来、企業活動を円滑にするために行われるべきですが、むしろ活動の妨げになっています。会議に不満が向けられるのは、出席した会議の価値を見出せない「ムダな会議」が行われているためです。大手人材サービスグループの研究機関「パーソル総合研究所」と立教大学の中原淳教授（人材開発）が行った調査^（*1）によると、ムダな社内会議は、1,500人規模の企業で年間9万2千時間、年間約2億円の損失、1万人規模の企業では、それぞれ約67万時間、約15億円になると報告されています。

　会議のルールづくり、議論の見える化、立ったまま会議を行うなど、効率的な会議運営に取り組んでいる組織は、多くあります。しかし、会議運営の効率化だけでは、会議に対する不満や、生産性低下を抜本的に改善できません。まずは、今行われている会議が組織・個人にとって本当に意義あるものかを確認することから始める必要があります。

■組織・個人レベルで会議の必要性をチェック

　まずは組織として、その会議を行う必要があるかを確認します。ムダな会議のほとんどは、定例会議に存在します。突発的な臨時会議は、緊急度が高い場合が多く、必要性も高くなります。定例会議の中には、「以前○○の問題が起きた時から、情報共有のため行っている」、「前任の○○部長が必要だとして始めた」など、当初の目的が形骸化しても惰性で行っている場合があります。
　過去2年以上、定期的におこなっている会議をリスト化し、それぞれの会議に関して、以下のステップで実施の要否を見直します。まずは、組織として会議を行う必要があるかを判断します。

ステップ１：　この会議は、会社にとってどれほどの価値があるか

　会議で議論される内容や、そこでの意思決定が、組織の目標達成への貢献、従業員や顧客、取引先などのステークホルダーへの影響があるかを確認します。組織への影響がほとんどない会議は、真っ先に廃止の対象とします。

• 全社の目標達成に影響する
• 直接業績への影響はないが、全社、ステークホルダーに影響する
• 自部門の目標達成や活動に影響する
• 全社、自部門の目標達成への影響はない/ほとんどない