急増するWEB会議・研修の満足度を高めるための段取り・運営のポイント

■新型コロナウィルスの影響で急増したWEB会議

　ニューチャーネットワークスでは以前より必要に応じてリモートワークやWEB会議システムを活用した弊社メンバーやお客様との会議を実施してきました。頻度としてはおおよそ週に１〜２回程度でしたが、昨今の新型コロナウィルス感染症（COVID-19）の影響により、1日４、５回以上にまで急増しています。皆さんも新型コロナウィルスの影響によりWEBを介した会議や研修を実施する頻度が非常に高くなっていると思われます。今回のコラムでは私たちがWEBによる会議や研修実施の際に気を付けているポイントをご紹介します。

■多くのお客様の感想「思っていたよりも弊害がない」

　WEB会議後、これまで対面で会議を行っていたお客様からの感想で最も多いのは「思っていたよりも弊害なく進められる」というものです。初めてWEB会議ツールを利用する方でも、いざ始まると対面の時と同様に会議や研修は進行し、アウトプットを出して終了します。このように対面の時とあまり変わらずに会議や研修を進めることができるのには、大きく３つの理由があります。
　１つ目は、WEB会議ツールの改良が加速度的に進んでおり、数年前のツールとは比べ物にならないくらい使いやすくなっていることです。音声品質も向上し、以前のように会話が途切れて内容がほとんど理解できなかったということもめったにありません。
　２つ目は、スマートフォンなどのI T機器が生活と一体化したことにより、皆さんのI Tツールへの適応力が向上していることです。プライベートでLINEやFaceTimeによるテレビ電話を普段から使っている方も多いかと思います。
　３つ目は、WEB会議・研修の実施前の段取り、会議運営の方法を決めておくことです。有意義なWEB会議・研修になるかどうかは、事前の段取りと運営方法にかかっています。WEB会議・研修の満足度を高めるための段取り・運営方法を紹介します。

■WEB会議・研修の段取り、運営は「顧客視点」で行うことが重要

WEB会議・研修の段取りで私達が気をつけているポイントは以下になります。

会議の段取りで気をつけること

①    WEB会議に必要なツールを提案し、相手が利用可能なツールを選定する

　お客様ごとに社内の情報セキュリティのルールが存在し、利用可能なWEB会議ツール（WebEx、Zoom、Microsoft Teamsなど）が異なります。また使い慣れているツールを利用した方が、会議を円滑に進行することができます。不慣れなツールを利用すると、「いつもと何かが違う」というストレスが溜まり、会議進行の妨げとなる恐れがあるからです。
　WEB会議ツールだけでなく、共同作業を実施するツールも事前に確認する必要があります。（例えばOffice365など）

②    WEB会議へのログイン方法や、会議で使用する機能の簡易マニュアルを用意する

昨今のツールはおおよそWEB上にマニュアルが存在し、それを読めば利用することはできますが、知りたいことを探すのに手間がかかり、ストレスとなります。会議を始める前の段階でストレスが溜まれば必然的に会議に悪い影響を及ぼします。そのため、ツールのインストール方法や、ログイン方法、会議で必ず利用する機能の使い方を簡単に記載したマニュアルを用意することが重要です。

③    初めて使うツールの場合は接続テストを行う

　いきなり本番を実施すると、トラブルが発生した場合、トラブル解決に時間がとられ、会議や研修の時間が削られてしまいます。特にWEB会議を初めて使う人が多い場合や、初めて使うWEB会議ツールを使用する場合は、テスト接続は必須です。発生しやすいトラブルとしては、以下のような例があります。

• 社内セキュリティにより接続できない
• 音声が聞こえない
• マイクが反応しない
• タイムラグが非常に大きい（画像がカクカクする）

　事前の接続テスト時にこれらの事象が発生すれば、ツールの変更や、打ち合わせ方法の見直し、マイクやカメラの接続方法の説明などの対策をとることが可能です。その他にもパスワード設定による乱入者対策など細かい点は幾つかありますが、段取りの際に最も気をつけることは「会議相手にストレスがかからないようにするにはどうすれば良いか？」ということであり、「顧客視点で段取りをすること」が重要となります。